Descubre los detalles de qué son y cómo funcionan los Managed Print Services. Así podrás tener la info necesaria para seleccionar a tu nuevo proveedor.
La gestión eficaz de la impresión es un pilar fundamental para las empresas modernas. En este contexto, los Servicios Administrados de Impresión (también llamados como Managed Print Services) emergen como una solución estratégica vital. Por eso mismo, en Exel Pitss, siendo el principal mayorista de estos servicios en México, queremos compartirte información importante para que conozcas a profundidad este esquema, destacando el cómo pueden mejorar la administración en las organizaciones.
¿Qué son los Servicios Administrados de Impresión?
Estas gestiones técnicas y profesionales va más allá de simplemente proveer impresoras y copiadoras. Representan un manejo integral que abarca mantenimiento, suministros y soporte técnico, todo bajo una estrategia personalizada para maximizar eficiencia y minimizar costos. Además, se alinean con los objetivos corporativos, integrando las necesidades de impresión con las metas empresariales generales.
A continuación te compartiremos sus principales características, desde cuál es su utilidad, cómo se estructura su operación, en que empresas y sectores puede aplicar, y hasta algunas recomendaciones básicas para analizar qué proveedores escoger.
Beneficios clave de los Servicios Administrados de Impresión
Adoptar los Managed Print Services (MPS) conlleva ventajas significativas. Los costos operativos se reducen mediante una gestión eficiente de recursos, mientras que la productividad aumenta gracias a sistemas de impresión optimizados. Además, estos servicios mejoran la seguridad de los datos y ayudan a las empresas a cumplir con las normativas pertinentes, gracias a un control más estricto de las actividades de impresión.
¿Cómo funcionan los Servicios Gestionados de Impresión?
La implementación de estos servicios comienza con una evaluación de las prácticas de impresión de la empresa. Basándose en esto, se desarrolla un plan que abarca desde la selección de equipos hasta el establecimiento de políticas de impresión y mantenimiento. El proveedor del servicio se encarga de la gestión integral, permitiendo que los equipos de TI se enfoquen en otras áreas críticas.
Problemas que resuelven los proveedores de Servicios Administrados de Impresión
Una de las mayores ventajas de los Servicios de Impresión Administrada es su capacidad para resolver desafíos específicos en las empresas. Específicamente, ayudan a superar obstáculos como la ineficiencia operativa y el elevado gasto en impresión. Además, abordan problemas como la gestión complicada de múltiples dispositivos y la necesidad de un soporte técnico constante. Los proveedores especializados en estos servicios facilitan una gestión más inteligente de los recursos, garantizando que los equipos estén siempre operativos y que los consumibles se reabastezcan de manera eficiente, y en algunos caso, hasta de forma automatizada.
Casos de uso y ejemplos reales de la aplicación de los MPS
Los Servicios Gestionados de Impresión han demostrado su valor en una amplia gama de sectores. Por ejemplo, en el sector educativo, han permitido a las instituciones controlar mejor los costos de impresión, mientras que en el sector salud, se protege la confidencialidad y seguridad de los documentos impresos. Estos ejemplos ilustran cómo diferentes tipos de organizaciones se benefician de una gestión de impresión más estructurada y eficiente.
Profundicemos en algunos de los rubros donde más se utilizan estos esquemas para mejorar los procesos de impresión.
- Instituciones educativas: Las escuelas han utilizado los servicios gestionados de impresión para controlar y reducir los costos de impresión, implementando políticas eficientes y asegurando la disponibilidad constante de material didáctico impreso de alta calidad.
- Hospitales y Clínicas: las organizaciones de salud se benefician de estos servicios para mejorar la confidencialidad y seguridad de los documentos impresos, esenciales para la protección de la información del paciente y la eficiencia en la gestión de historias clínicas.
- Empresas industriales: En la industria, estos servicios han ayudado a automatizar procesos, reducir tiempos de inactividad de los equipos y manejar eficientemente grandes volúmenes de impresión, cruciales para el mantenimiento de la cadena de producción.
- Despachos jurídicos: Para los bufetes de abogados, los MPS han proporcionado soluciones de seguridad avanzadas y una gestión eficiente de la documentación, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas con la impresión.
- Oficinas de gobierno: Estos servicios han permitido a las agencias gubernamentales mejorar la seguridad de los documentos, cumplir con normativas y reducir costos, facilitando la transición hacia procesos de impresión más sostenibles y económicamente eficientes.
Cómo Elegir a la Empresa Adecuada de Servicios de Impresión Administrada
Seleccionar el proveedor adecuado es crucial. Es importante buscar un socio que no sólo ofrezca tecnología avanzada, sino también un soporte y asesoramiento excepcionales. La personalización del servicio para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa y un historial probado de confiabilidad y eficiencia son factores clave a considerar.
Estos son varios puntos que tendrás que considerar si está en proceso de seleccionar a tu aliado que te proporcionará dicho servicio:
- Experiencia y Reputación: Busca un proveedor con una sólida trayectoria en el mercado. Las referencias y estudios de caso de clientes actuales pueden proporcionar información valiosa sobre su capacidad y fiabilidad.
- Personalización del servicio: Cada organización tiene necesidades únicas. Un buen proveedor debe ofrecer soluciones personalizadas de acuerdo a tus equipos y volumen de impresión. Para diseñarlas es necesario realizar una evaluación de tus necesidades actuales y futuras, la flexibilidad para adaptarse a cambios en tu organización y la capacidad de integrarse con sistemas existentes.
- Soporte y Asistencia técnica: El soporte técnico es vital. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un soporte accesible y eficiente, con tiempos de respuesta rápidos. Esto es fundamental para minimizar el tiempo de inactividad y garantizar que tu centro de impresión nunca falle.
- Innovación y Tecnología: Evalúa si el proveedor está al día con las últimas tecnologías y tendencias en impresión y gestión documental. La capacidad de ofrecer soluciones innovadoras puede ser un diferenciador clave.
Los Servicios Administrados de Impresión representan una solución estratégica que va más allá de una simple gestión. Ofrecen beneficios significativos en términos de eficiencia, costos y seguridad, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización. Para empresas que buscan optimizar sus procesos de impresión, la elección de un proveedor adecuado de estos servicios es un paso crucial hacia la transformación digital.
Si necesitas ayuda con los MPS puedes contactar a un asesor de Exel Pitss para que te proporcione los datos que necesitas.
